Tabella Pivot Excel: Guida Completa con Esempi

La tabella pivot di Excel permette di sintetizzare in tabelle e grafici i dati di un elenco composto da centinaia/migliaia di righe e colonne. Una pivot può servire ad esempio per sapere quanti pezzi sono stati venduti per ogni categoria di prodotto o per sommare gli importi di ciascun cliente.

In questo tutorial ti mostro come creare una tabella pivot passo passo, come sfruttarne le funzionalità avanzate e come evitare gli errori più comuni. Le tabelle pivot sono tra gli strumenti più potenti di Excel e, nello stesso tempo, più semplici da imparare.

Se usi Excel non puoi fare a meno delle pivot. Devi assolutamente conoscerle.

In questo tutorial sulla tabella pivot ti propongo una serie di casi pratici legati tra loro che ci permetteranno di partire dalla creazione di una semplice tabella pivot e di scoprire via via le caratteristiche e le potenzialità avanzate di questo prezioso strumento.

Cos’è una tabella pivot e a cosa serve

Una tabella pivot è uno strumento di Excel che ti permette di riassumere, analizzare ed esplorare grandi quantità di dati senza usare formule complesse. Con pochi clic puoi raggruppare i dati, calcolare somme, medie e conteggi, e creare report dinamici che puoi modificare in qualsiasi momento semplicemente trascinando i campi.

Le tabelle pivot possono essere utili in tantissime situazioni di analisi dei dati:

• creare tabelle riepilogative, per dare risposta a domande tipo: quanti sono gli ordini per area e per agente? quant’è il fatturato per prodotto? qual è la percentuale di assenza per ogni reparto?
• creare report e grafici riassuntivi
• individuare valori errati in una base dati e poter pulire così il dato da analizzare
• filtrare ed ordinare in maniera semplice e veloce
• creare dashboard costantemente aggiornate

Possiamo riassumere dicendo che la tabella pivot trova la sua applicazione in tantissime situazioni pratiche: “pulizia” del dato, “reportistica” e, soprattutto, “analisi dati”.

Differenza tra una tabella e una tabella pivot

Una tabella Excel (quella che crei con Ctrl+T) e una tabella pivot sono due strumenti diversi, anche se spesso lavorano insieme.

La tabella Excel organizza i tuoi dati grezzi: ogni riga è un record, ogni colonna è un campo. Puoi filtrare, ordinare e applicare formule, ma stai sempre lavorando sui dati originali.

La tabella pivot, invece, prende quei dati e li riassume in un report dinamico. Non modifica i dati di partenza: li aggrega, li raggruppa e li calcola in una vista separata.

Il consiglio è di usarle insieme: prima organizza i tuoi dati in una tabella Excel, poi crea la tabella pivot a partire da quella tabella. Più avanti ti spiego perché questo approccio è il migliore.

Quando conviene usare una tabella pivot

Non sempre serve una pivot. Se hai un elenco di 20 righe, probabilmente ti basta una formula. Ma ci sono situazioni in cui la pivot diventa lo strumento ideale:

• Hai centinaia o migliaia di righe e vuoi un riepilogo veloce senza scrivere formule complesse
• Devi raggruppare i dati per categoria (per cliente, per prodotto, per regione, per mese…)
• Vuoi confrontare periodi diversi — ad esempio il fatturato di quest’anno rispetto allo scorso anno
• Devi creare report ricorrenti — la pivot ti permette di aggiornare tutto con un clic quando cambiano i dati
• Vuoi esplorare i dati da prospettive diverse — basta trascinare i campi per passare da una vista per regione a una vista per prodotto in pochi secondi

Come preparare i dati per la tabella pivot

Prima di creare una pivot, è fondamentale che i dati di partenza siano ben organizzati. Nella mia esperienza di formatore, la maggior parte dei problemi con le tabelle pivot nasce proprio da dati di partenza non strutturati correttamente.

Requisiti del file Excel

Per funzionare bene, l’elenco di partenza deve avere una struttura semplice:

• Una sola riga di intestazione — ogni colonna deve avere il proprio nome nella prima riga
• Nomi di colonna univoci — non chiamare due colonne con lo stesso nome
• Nessuna riga completamente vuota all’interno dei dati (le righe vuote “spezzano” l’intervallo)
• Nessuna colonna completamente vuota tra i dati
• Nessuna cella unita — le celle unite creano problemi nella lettura dei dati
• Dati omogenei per colonna — ogni colonna deve contenere un solo tipo di dato (tutte date, tutti numeri, tutto testo). Non mischiare testo e numeri nella stessa colonna

Formattare i dati come Tabella (Ctrl+T)

Un passo che consiglio sempre è convertire l’elenco di partenza in una Tabella Excel prima di creare la pivot. Per farlo:

1. Seleziona una qualsiasi cella all’interno dei tuoi dati
2. Premi Ctrl+T (oppure vai su Inserisci → Tabella)
3. Verifica che l’intervallo sia corretto e conferma con OK

Perché conviene? Per due motivi importanti:

• Le nuove righe vengono incluse automaticamente nell’intervallo della tabella. Se aggiungi dati in fondo, la Tabella si espande e la pivot li “vedrà” al prossimo aggiornamento
• I nomi delle colonne diventano i nomi dei campi nella pivot, rendendo tutto più leggibile

Puoi approfondire questa funzionalità nella documentazione ufficiale Microsoft sulle tabelle pivot.

Come creare una tabella pivot in Excel

Punto di partenza: elenco di prodotti.

Quando vogliamo usare una tabella pivot, l’elenco di partenza deve avere la struttura che abbiamo descritto nella sezione precedente: ogni colonna con la propria intestazione, niente celle unite, niente colonne vuote.

Obbiettivo finale: una tabella riassuntiva per sapere l’importo acquisti ed il numero degli acquisti per ciascuna provincia, filtrando poi la tabella per vedere solo le 6 province con valore importo acquisti più alto

Come inserire dati in una pivot? Questi i passaggi necessari:

A posizioniamoci dentro all’elenco, in una qualsiasi cella (è possibile anche selezionare le colonne intere, più avanti parleremo delle differenze tra i due metodi, entrambi corretti)

B scheda Inserisci, voce Tabella pivot

C verifichiamo la correttezza dell’intervallo identificato da Excel (non dovesse esserlo selezioniamo l’intervallo corretto), confermiamo con OK

D veniamo portati in un nuovo foglio. Sulla sinistra vediamo la tabella pivot, al momento vuota. Sulla destra vediamo la fascia “Campi tabella pivot”. Questa è composta dall’elenco delle colonne dei dati di partenza (Data acquisto, Importo acquisto ecc.) e da quattro aree che definiscono la struttura della pivot.

Le 4 aree dei campi pivot (righe, colonne, valori, filtri)

Le quattro aree (dette anche “variabili” della tabella pivot) sono il cuore del funzionamento delle pivot. Ecco a cosa serve ciascuna:

• Righe — qui trascini i campi che vuoi vedere come righe del report. Nel nostro esempio, “Cliente Provincia di Residenza”. Ogni valore distinto diventa una riga della pivot
• Colonne — qui trascini i campi che vuoi vedere come intestazioni di colonna. Utile quando vuoi incrociare due dimensioni (es. province nelle righe e anni nelle colonne)
• Valori — qui trascini i campi numerici su cui vuoi eseguire calcoli: somma, conteggio, media e così via. Nel nostro esempio, “Importo acquisto”
• Filtri — qui trascini i campi che vuoi usare per filtrare l’intero report. Ad esempio potresti mettere “Anno” nei filtri per visualizzare i dati di un anno specifico

La potenza delle pivot sta proprio nella possibilità di spostare i campi tra le aree semplicemente trascinandoli. In questo modo puoi cambiare prospettiva in pochi secondi, senza riscrivere formule.

Esempio pratico step-by-step

Per creare la nostra tabella pivot, trasciniamo il campo “Cliente Provincia di Residenza” nell’area Righe e il campo “Importo acquisto” nell’area dei Valori.

Abbiamo appena utilizzato due delle quattro aree. L’area Righe, assieme all’area Colonne, definisce la struttura della tabella pivot. In queste aree posizioniamo le variabili rispetto alle quali vogliamo “incrociare” i dati, nel nostro caso “Provincia”.

L’area Valori è quella in cui portiamo una o più variabili su cui vogliamo applicare una funzione, spesso la somma o il conteggio. Nell’area Valori della nostra tabella abbiamo trascinato la variabile Importo acquisti. Essendo una colonna in cui tutte le celle sono numeri è stata applicata in automatico la funzione Somma. Ci fosse stata anche una sola cella vuota o fosse stata una variabile testuale, tipo il Nome del vino, Excel avrebbe applicato in automatico la funzione Conteggio.

Come cambiare la funzione da applicare ai dati? Te ne parlo nel paragrafo successivo.

Video tutorial tabelle pivot Excel

Nel video sottostante puoi trovare 5 esempi di come si fanno le tabelle pivot.

Se invece preferisci la spiegazione scritta su come creare pivot puoi consultare i paragrafi successivi, dove puoi trovare riassunti i punti fondamentali illustrati nel video.

Sommare, contare e calcolare nella pivot

Abbiamo visto che quando una variabile numerica è inserita nell’area Valori viene effettuata una somma. A volte abbiamo la necessità di effettuare un conteggio. Vediamo ora come calcolare il numero di acquisti.

Trasciniamo il campo Importo acquisto nell’area valori della tabella ed applichiamo la funzione CONTEGGIO.

Un clic con il tasto destro in una delle celle della seconda colonna degli importi, Riepiloga valori per, Conteggio.

La scelta della funzione può essere fatta anche utilizzando la finestra “Impostazioni campo valore” che può essere aperta in più modi, anche con un clic destro in una delle celle dell’area Valori.

Oltre a Somma e Conteggio, Excel mette a disposizione altre funzioni di calcolo nell’area Valori:

• Media — calcola la media dei valori. Utile ad esempio per conoscere l’importo medio degli acquisti per provincia
• Min e Max — mostrano il valore minimo e massimo. Utili per trovare l’acquisto più piccolo o più grande per ciascuna categoria
• Prodotto — moltiplica i valori tra loro (meno usato, utile in casi specifici)
• Conteggio numeri — conta solo le celle che contengono numeri, escludendo quelle vuote o testuali

Per cambiare la funzione, fai clic destro su una cella dell’area Valori → Riepiloga valori per → scegli la funzione desiderata.

Le informazioni ricavate con le pivot create nei punti precedenti potrebbero essere ottenute anche utilizzando le funzioni di Excel, in particolare la funzione SOMMA.PIU’.SE o la funzione CONTA.PIU’.SE.

Perché allora utilizziamo una pivot? Perché i passaggi sono più semplici e veloci. E perché abbiamo una tabella che può essere facilmente modificata nella sua struttura.

“Pivot”, infatti, sta per “perno”, “ruotare”…il nome rende molto l’idea visto che è molto semplice spostare, aggiungere, eliminare variabili. Spesso anche solo con il trascinamento.

Come filtrare e ordinare i dati

Filtri per valori e “Primi 10”

Se sai come filtrare un elenco ti riuscirà facile filtrare in una tabella pivot. Sarà sufficiente cliccare nella freccia accanto al nome del campo da filtrare, ad esempio accanto a ‘Provincia’.

Nella nostra tabella pivot vogliamo applicare un filtro particolare. Vogliamo visualizzare le 6 province con somma acquisti maggiore.

Clicchiamo all’intestazione Provincia, voce “Filtri per valori”, “Primi 10…”

Scegliamo quanti elementi visualizzare, se visualizzare i più alti od i più bassi, la variabile rispetto alla quale vogliamo filtrare

Ordinamento crescente e decrescente

Oltre ai filtri, puoi ordinare i dati nella tabella pivot per rendere il report più leggibile.

Per ordinare, fai clic destro su una cella della colonna che vuoi ordinare e scegli Ordina. Hai diverse opzioni:

• Dalla A alla Z (o dal più piccolo al più grande) — ordinamento crescente
• Dalla Z alla A (o dal più grande al più piccolo) — ordinamento decrescente

Puoi ordinare sia per le etichette di riga (i nomi delle province, nel nostro esempio) sia per i valori numerici (gli importi).

Come aggiornare una tabella pivot

Un aspetto che sorprende chi usa le pivot per la prima volta: le tabelle pivot non si aggiornano automaticamente quando modifichi i dati di partenza. Se aggiungi, modifichi o elimini righe nell’elenco originale, la pivot continuerà a mostrare i dati vecchi fino a quando non la aggiorni manualmente.

Per aggiornare la pivot hai due metodi:

1. Clic destro su una qualsiasi cella della tabella pivot → Aggiorna
2. Vai sulla scheda Analizza (o “Analisi tabella pivot”) → Aggiorna → Aggiorna tutto (se hai pivot nello stesso file che leggono i dati da intervalli diversi)

Se hai formattato i dati di partenza come Tabella con Ctrl+T (come consigliato nella sezione sulla preparazione dei dati), le nuove righe aggiunte in fondo saranno automaticamente incluse nell’intervallo. Dovrai comunque aggiornare la pivot, ma non dovrai modificare l’intervallo di origine.

Dalla mia esperienza: nelle aziende che formo, una delle domande più frequenti è “perché la pivot non mostra i dati aggiornati?”. La risposta è sempre la stessa: serve fare clic destro → Aggiorna. Un trucco utile: puoi impostare la pivot per aggiornarsi automaticamente all’apertura del file. Vai su clic destro sulla pivot → Opzioni tabella pivot → scheda Dati → spunta “Aggiorna dati all’apertura del file”.

Funzionalità avanzate

Una volta padroneggiata la creazione base, Excel offre strumenti avanzati che rendono le pivot ancora più potenti. Vediamo i tre più utili.

Slicer e Timeline: filtri visivi

Gli Slicer sono pulsanti interattivi che ti permettono di filtrare la tabella pivot con un semplice clic, senza dover aprire menu a tendina. Sono particolarmente utili quando crei dashboard o report da condividere con colleghi che non hanno familiarità con le pivot.

Per inserire uno Slicer:

1. Clicca su una cella della tabella pivot
2. Vai sulla scheda Analizza → Inserisci filtro dei dati
3. Seleziona i campi per cui vuoi creare i filtri visivi (es. Provincia, Prodotto)
4. Conferma con OK

Appariranno dei riquadri con i pulsanti per ciascun valore del campo. Basta cliccare su un pulsante per filtrare la pivot istantaneamente. Puoi selezionare più valori tenendo premuto Ctrl.

Le Timeline funzionano in modo simile ma sono pensate specificamente per i campi data. Ti permettono di filtrare per anno, trimestre, mese o giorno attraverso una barra temporale interattiva.

Per inserire una Timeline:

1. Clicca sulla tabella pivot
2. Vai su Analizza → Inserisci sequenza temporale
3. Seleziona il campo data
4. Usa la barra per selezionare il periodo desiderato

Campi calcolati

I campi calcolati ti permettono di creare formule personalizzate all’interno della tabella pivot, senza dover aggiungere colonne ai dati di origine.

Ad esempio, se hai un campo “Ricavi” e un campo “Costi”, puoi creare un campo calcolato “Margine” che calcola la differenza direttamente nella pivot.

Per creare un campo calcolato:

1. Clicca sulla tabella pivot
2. Vai sulla scheda Analizza → Campi, elementi e set → Campo calcolato
3. Assegna un Nome al campo (es. “Margine”)
4. Scrivi la Formula usando i nomi dei campi esistenti (es. = Ricavi - Costi)
5. Clicca su Aggiungi e poi OK

Il nuovo campo apparirà automaticamente nell’area Valori della pivot.

Formattare numeri e percentuali

Per default, i numeri nella pivot vengono mostrati senza formattazione particolare. Per renderli più leggibili puoi formattarli facilmente:

1. Clic destro su una cella nell’area Valori
2. Seleziona Formato numeri
3. Scegli il formato desiderato (Valuta, Percentuale, Numero con separatore delle migliaia, ecc.)

Un’altra funzionalità molto utile è Mostra valori come, che ti permette di visualizzare i dati in modo diverso senza cambiare i dati di partenza:

• % del totale complessivo — ogni valore diventa una percentuale rispetto al totale generale
• % del totale di riga o % del totale di colonna — percentuale rispetto al totale della riga o colonna
• Discordanza da… — mostra la differenza rispetto a un elemento di riferimento

Per accedere a queste opzioni: clic destro su una cella dei Valori → Mostra valori come → scegli l’opzione desiderata.

Creare un grafico pivot

I grafici pivot sono uno strumento straordinario di Excel che consente di rappresentare graficamente i dati elaborati da una tabella pivot. Grazie alla loro flessibilità, i grafici pivot permettono di creare rappresentazioni visive dinamiche e intuitive, ideali per analisi rapide e presentazioni professionali.

Cosa sono i Grafici Pivot?

Un grafico pivot è una visualizzazione grafica basata su una tabella pivot. Mentre le tabelle pivot consentono di sintetizzare grandi quantità di dati in modo tabellare, i grafici pivot traducono quelle informazioni in un formato visivo, rendendo più immediata la comprensione di tendenze, relazioni e anomalie.

Perché Usare i Grafici Pivot?

• Interattività: I grafici pivot si aggiornano automaticamente quando modifichi i dati della tabella pivot sottostante e viceversa!
• Chiarezza visiva: Con pochi clic, puoi passare da una tabella a un grafico che rende evidenti i punti salienti dei tuoi dati.
• Adattabilità: Puoi cambiare rapidamente il tipo di grafico (colonne, barre, linee, ecc.) o i dati visualizzati per rispondere a diverse esigenze analitiche.

Come Creare un Grafico Pivot

Creare un grafico pivot è semplice e veloce. Segui questi passi:

1. Seleziona i Dati: Assicurati di avere una tabella pivot già creata.
2. Inserisci il Grafico Pivot:

• Vai sulla barra multifunzione e seleziona Inserisci > Grafico Pivot.
• Scegli il tipo di grafico che meglio rappresenta i tuoi dati.

1. Personalizza il Grafico:

• Usa la sezione Filtri per isolare specifiche categorie o periodi.
• Modifica i colori, i titoli e le etichette per rendere il grafico più chiaro e professionale.

Tipi di Grafici Pivot più Utilizzati

Excel supporta diversi tipi di grafici pivot, ciascuno adatto a specifici tipi di analisi:

• Grafico a Colonne: Ideale per confrontare dati tra categorie.
• Grafico a Barre: Perfetto per visualizzare valori orizzontali, utile quando hai molte categorie.
• Grafico a Linee: Eccellente per mostrare tendenze nel tempo.
• Grafico a Torta: Ottimo per visualizzare proporzioni, ma funziona meglio con poche categorie.

Suggerimenti per un Grafico Pivot Efficace

1. Evita il Sovraffollamento: Non includere troppe serie di dati in un unico grafico. Mantieni la chiarezza.
2. Utilizza Filtri Dinamici: Gli slicer e i filtri temporali possono rendere il grafico più interattivo e utile durante le presentazioni.
3. Ottimizza il Layout: Assicurati che i titoli, le etichette degli assi e la legenda siano chiari e descrittivi.

Errori comuni con le tabelle pivot (e come evitarli)

Dopo anni di formazione in azienda, ho raccolto gli errori che vedo più spesso quando si lavora con le tabelle pivot. Ecco i principali e come risolverli.

1. Dati di origine disordinati
Righe vuote, celle unite, colonne senza intestazione: sono la causa numero uno di pivot che non funzionano come previsto. La pivot legge i dati in modo “meccanico” e si aspetta una struttura pulita.
→ Soluzione: prima di creare la pivot, verifica che i dati rispettino i requisiti descritti nella sezione “Come preparare i dati”.

2. Dimenticare di aggiornare la pivot
La tabella pivot non si aggiorna da sola. Se modifichi i dati di partenza e non aggiorni, vedrai informazioni vecchie senza accorgertene.
→ Soluzione: prendi l’abitudine di fare clic destro → Aggiorna ogni volta che cambi i dati. Oppure imposta l’aggiornamento automatico all’apertura del file.

3. Nomi di campo generici
Se le colonne dei dati si chiamano “Colonna1”, “Colonna2”, “Campo3”, lavorare con la pivot diventa un incubo. Non saprai quale campo trascinare dove.
→ Soluzione: rinomina le intestazioni delle colonne con nomi descrittivi prima di creare la pivot (es. “Importo acquisto”, “Data ordine”, “Provincia cliente”).

4. Mescolare tipi di dati nella stessa colonna
Se una colonna contiene sia numeri che testo (ad esempio un importo con la scritta “da definire” in alcune celle), Excel applicherà il Conteggio anziché la Somma.
→ Soluzione: assicurati che ogni colonna contenga un solo tipo di dato. Correggi o rimuovi i valori anomali prima di creare la pivot.

5. Non usare una Tabella come origine
Se crei la pivot da un intervallo semplice e poi aggiungi righe in fondo ai dati, la pivot non le “vedrà” perché l’intervallo di origine non si espande.
→ Soluzione: converti i dati in una Tabella con Ctrl+T prima di creare la pivot. La Tabella si espande automaticamente con le nuove righe.

6. Trascinare troppi campi contemporaneamente
Mettere 5 campi nelle Righe e 3 nei Valori rende la pivot illeggibile e difficile da interpretare.
→ Soluzione: inizia con pochi campi (uno nelle Righe, uno nei Valori) e aggiungi gradualmente. La forza delle pivot è proprio la facilità con cui puoi cambiare prospettiva.

Domande frequenti sulle tabelle pivot

A cosa servono le tabelle pivot?
Le tabelle pivot servono a riassumere e analizzare grandi quantità di dati senza dover scrivere formule complesse. Ti permettono di raggruppare i dati per categoria, calcolare somme, medie e conteggi, e creare report dinamici che puoi modificare in pochi secondi trascinando i campi.

Come si fanno le tabelle pivot su Excel?
Per creare una tabella pivot in Excel:

1. Seleziona una cella all’interno dei tuoi dati
2. Vai su Inserisci → Tabella pivot
3. Verifica l’intervallo e scegli dove posizionare la pivot (nuovo foglio o foglio esistente)
4. Trascina i campi nelle quattro aree: Righe, Colonne, Valori e Filtri

Trovi la procedura completa con screenshot nella sezione “Come creare una tabella pivot in Excel” di questa guida.

Qual è la differenza tra una tabella e una tabella pivot?
Una tabella Excel (Ctrl+T) organizza i dati grezzi riga per riga, permettendo filtri e formule. Una tabella pivot prende quei dati e li riassume in un report dinamico con raggruppamenti e calcoli aggregati. In breve: la tabella contiene i dati, la pivot li analizza. Trovi un confronto dettagliato nella sezione dedicata più in alto.

Quali sono le 4 variabili di una tabella pivot?
Le 4 aree (o variabili) di una tabella pivot sono:

1. Filtri — per filtrare l’intero report su un valore specifico
2. Colonne — per definire le intestazioni di colonna del report
3. Righe — per definire le righe del report (le categorie di raggruppamento)
4. Valori — per i calcoli numerici (somma, media, conteggio, ecc.)

Trovi una spiegazione approfondita con esempi nella sezione “Le 4 aree dei campi pivot”.

File allegato per esercitarsi

Se vuoi provare a fare esercizio sulle pivot ricreando le pivot illustrate nell’articolo o creandone di nuove, puoi scaricare il file Creazione pivot – allegato articolo che ho utilizzato nell’articolo.