Se lavori con Excel tutti i giorni, probabilmente hai già incontrato la magia del completamento automatico: scrivi “Lunedì” in una cella, trascini il quadratino di riempimento verso il basso e — quasi per incanto — Excel completa la settimana da solo. Questo funziona grazie agli elenchi personalizzati in Excel, una funzionalità potente e spesso sottovalutata. Ma cosa succede quando hai bisogno di fare la stessa cosa con le tue liste proprietarie? Reparti aziendali, livelli di priorità, fasi di progetto, categorie di prodotto: Excel non le conosce… a meno che tu non glielo insegni.
In questo articolo ti mostro esattamente come creare, importare e sfruttare gli elenchi personalizzati in Excel, sia per il riempimento rapido delle celle sia per l’ordinamento logico dei dati. Sono funzionalità disponibili in tutte le versioni moderne: Excel 365, Excel 2021 e Excel 2024, con una procedura praticamente invariata nel tempo.
“Nelle aziende che formo, uno dei problemi più frequenti è perdere tempo a riordinare manualmente liste come ‘Alto/Medio/Basso’ o a riscrivere ogni volta gli stessi valori. Gli elenchi personalizzati risolvono entrambi i problemi in pochi minuti di configurazione, una volta sola.”
— Samuele Agnolin, docente Excel dal 2000
Cosa sono gli elenchi personalizzati in Excel
Gli elenchi personalizzati sono sequenze di valori memorizzate globalmente in Excel (cioè disponibili su tutti i file aperti su quel computer). Excel ne include già alcuni predefiniti — i giorni della settimana, i mesi dell’anno in forma intera e abbreviata — e ti permette di aggiungerne di tuoi.
Una volta creato un elenco personalizzato, puoi sfruttarlo in due modi principali:
- Completamento automatico tramite trascinamento: scrivi la prima voce dell’elenco in una cella, trascina il quadratino di riempimento e Excel completa automaticamente le celle successive seguendo la sequenza che hai definito.
- Ordinamento personalizzato: invece di ordinare alfabeticamente o numericamente, puoi ordinare i tuoi dati seguendo l’ordine logico dell’elenco (es. Bassa → Media → Alta invece di Alta → Bassa → Media).
Come creare un elenco personalizzato in Excel: metodo manuale
Il primo metodo è quello più diretto: inserisci le voci a mano, una per una. È ideale quando hai una lista breve che non esiste ancora nel foglio di lavoro.
- Vai su File → Opzioni per aprire la finestra delle opzioni di Excel.
- Nel pannello di sinistra, seleziona Impostazioni avanzate.
- Scorri verso il basso fino alla sezione Generale e clicca sul pulsante Modifica elenchi personalizzati…
- Nella finestra che si apre, assicurati che sia selezionata la voce NUOVO ELENCO nel pannello di sinistra.
- Nella casella Voci di elenco a destra, digita le tue voci separandole con il tasto Invio. Ad esempio:
Bassa
Media
Alta
Critica - Clicca su Aggiungi: l’elenco comparirà nel pannello di sinistra.
- Clicca OK due volte per chiudere tutte le finestre.
Da questo momento, se digiti “Bassa” in una cella e trascini il quadratino di riempimento, Excel completerà automaticamente con Media, Alta, Critica — e ripartirà da capo in modo ciclico se trascini ulteriormente.
Come importare un elenco da un intervallo di celle
Se le voci che vuoi usare sono già presenti in un foglio Excel — magari in una colonna di un file che usi regolarmente — puoi importarle direttamente. Questo è il metodo che preferisco suggerire nelle mie sessioni di formazione, perché evita errori di battitura e fa risparmiare tempo.
- Prima di tutto, inserisci le voci nel foglio di lavoro nell’ordine corretto (l’ordine che digiti qui è quello che Excel userà per il completamento e l’ordinamento). Ad esempio, in A1:A5 scrivi: Nord, Sud, Est, Ovest, Centro.
- Vai su File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Modifica elenchi personalizzati…
- In basso nella finestra, trova il campo Importa elenco dalle celle.
- Clicca sull’icona a destra del campo (la piccola freccia rossa): la finestra si ridurrà per lasciarti selezionare le celle nel foglio.
- Seleziona l’intervallo che contiene le tue voci (es. A1:A5), poi premi Invio o clicca di nuovo sull’icona per tornare alla finestra principale.
- Clicca su Importa: le voci appariranno nella casella Voci di elenco e il nuovo elenco verrà aggiunto all’elenco a sinistra.
- Clicca OK due volte per confermare.
Attenzione: se nell’intervallo selezioni anche un’intestazione (es. la cella con scritto “Regione”), questa verrà inclusa come voce dell’elenco. Seleziona solo i dati, non le intestazioni.
Usare l’elenco per il completamento automatico
Una volta creato l’elenco, usarlo è semplicissimo. Digita una qualsiasi voce dell’elenco in una cella — rispettando maiuscole e minuscole così come le hai inserite — poi posiziona il cursore sul quadratino di riempimento (il piccolo quadrato verde in basso a destra della cella selezionata) e trascina nelle celle adiacenti.
Excel riconoscerà la voce come parte di un elenco personalizzato e completerà automaticamente la sequenza. Se trascini oltre l’ultima voce, il ciclo riparte dall’inizio.
Dalla mia esperienza, uno degli usi più apprezzati in azienda è la compilazione rapida di colonne con fasi di processo o livelli gerarchici. Invece di riscrivere ogni volta “Pianificazione”, “Esecuzione”, “Controllo”, “Chiusura”, basta scrivere la prima voce e trascinare.
Ordinamento personalizzato con gli elenchi
Questa è la funzionalità che, secondo me, vale da sola tutto il tempo dedicato alla configurazione. Immagina di avere una tabella con una colonna “Priorità” che contiene valori come Bassa, Media, Alta, Critica. Se ordini alfabeticamente ottieni: Alta, Bassa, Critica, Media — un ordine che non ha senso logico. Con un elenco personalizzato puoi ordinare esattamente come vuoi tu.
- Seleziona una cella all’interno della tabella che vuoi ordinare.
- Vai su Dati → Ordina (nella sezione Ordina e filtra).
- Nella finestra di dialogo, scegli la colonna su cui ordinare (es. “Priorità”) nel menu Ordina per.
- Nel menu a discesa Ordine, invece di “Dalla A alla Z” o “Dal più piccolo al più grande”, seleziona Elenco personalizzato…
- Si aprirà la finestra degli elenchi personalizzati: seleziona il tuo elenco (es. Bassa, Media, Alta, Critica) e clicca OK.
- Clicca OK nella finestra di ordinamento per applicare.
I tuoi dati verranno ordinati esattamente nell’ordine che hai definito nell’elenco. Puoi anche aggiungere più livelli di ordinamento cliccando su Aggiungi livello nella stessa finestra, combinando l’elenco personalizzato con altri criteri.
Se lavori spesso con le tabelle pivot, sappi che puoi applicare lo stesso tipo di ordinamento personalizzato anche ai campi riga e colonna delle pivot, ottenendo report con un ordine logico e non solo alfabetico.
Modificare ed eliminare un elenco personalizzato
Gli elenchi predefiniti di Excel (giorni, mesi) non possono essere modificati né eliminati. Quelli che hai creato tu, invece, sì.
Per modificare un elenco: vai su File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Modifica elenchi personalizzati…, seleziona l’elenco che vuoi cambiare nel pannello di sinistra, modifica le voci nella casella a destra e clicca Aggiungi per salvare le modifiche.
Per eliminare un elenco: selezionalo nel pannello di sinistra e clicca il pulsante Elimina. Attenzione: questa operazione non è reversibile.
Confronto con metodi alternativi
Gli elenchi personalizzati non sono l’unico modo per gestire sequenze di valori in Excel. Ecco un confronto rapido per capire quando usarli e quando preferire altri strumenti:
| Metodo | Completamento automatico | Ordinamento logico | Quando usarlo |
|---|---|---|---|
| Elenchi personalizzati | ✅ Sì, con trascinamento | ✅ Sì, nativo | Liste fisse e ricorrenti (reparti, fasi, priorità) |
| Convalida dati (Lista) | ❌ Solo menu a discesa | ❌ No | Quando vuoi controllare l’input dell’utente |
| Power Query | ❌ No | ✅ Con configurazione | Dati grandi e aggiornabili da fonti esterne |
| Funzione SEQUENZA | ❌ Solo numeri | ❌ No | Sequenze numeriche o date dinamiche |
Come vedi, gli elenchi personalizzati vincono per semplicità quando hai liste fisse che usi spesso. Se invece hai bisogno di controllare l’input degli utenti in un modulo, la convalida dati è la scelta giusta — e puoi combinarla con gli elenchi personalizzati per avere il meglio di entrambi i mondi.
Errori comuni e come evitarli
Dalla mia esperienza di formatore, questi sono i problemi più frequenti che incontrano gli utenti con gli elenchi personalizzati:
- L’elenco non viene riconosciuto durante il trascinamento: quasi sempre è un problema di maiuscole/minuscole o di spazi extra. Se hai creato l’elenco con “Alta” (con la A maiuscola) ma digiti “alta” nella cella, Excel non lo riconosce. Verifica che la voce digitata corrisponda esattamente a quella nell’elenco.
- L’importazione da celle non funziona: controlla di non aver incluso celle vuote nell’intervallo selezionato, e assicurati di escludere le intestazioni di colonna.
- L’elenco non è disponibile su un altro computer: gli elenchi personalizzati sono salvati nel registro di sistema del PC, non nel file Excel. Se apri lo stesso file su un altro computer, l’elenco non sarà presente. Dovrai ricrearlo o esportarlo manualmente.
- L’ordinamento non segue l’elenco: assicurati di aver selezionato “Elenco personalizzato” nel menu Ordine della finestra di ordinamento, e non “Dalla A alla Z”.
Idee pratiche per gli elenchi personalizzati in azienda
Per darti ispirazione concreta, ecco alcuni elenchi personalizzati che creo spesso durante le mie sessioni di formazione aziendale:
- Priorità attività: Bassa → Media → Alta → Critica
- Fasi di progetto: Avvio → Pianificazione → Esecuzione → Monitoraggio → Chiusura
- Reparti aziendali: Direzione → Commerciale → Marketing → Operations → HR → Finance → IT
- Livelli di soddisfazione: Molto insoddisfatto → Insoddisfatto → Neutro → Soddisfatto → Molto soddisfatto
- Aree geografiche: Nord-Ovest → Nord-Est → Centro → Sud → Isole
Questi elenchi, una volta configurati, rendono la compilazione dei fogli di lavoro molto più veloce e garantiscono coerenza nei dati — un aspetto fondamentale quando poi usi queste informazioni nelle tabelle pivot o nelle formule.
Domande frequenti sugli elenchi personalizzati in Excel
Gli elenchi personalizzati funzionano in tutte le versioni di Excel?
Sì, la funzionalità è disponibile in tutte le versioni moderne di Excel, incluse Excel 2016, 2019, 2021, 2024 ed Excel 365. La procedura di creazione è praticamente identica in tutte le versioni: File → Opzioni → Impostazioni avanzate → Modifica elenchi personalizzati.
Posso usare un elenco personalizzato su più computer?
Non direttamente: gli elenchi personalizzati sono salvati nel registro di sistema del PC, non nel file Excel. Per usarli su un altro computer devi ricrearli manualmente o, in ambienti aziendali, distribuirli tramite il registro di sistema. In alternativa, puoi tenere le voci dell’elenco in un foglio Excel e importarle ogni volta che configuri un nuovo PC.
Quante voci può contenere un elenco personalizzato?
Non esiste un limite ufficiale rigido, ma per praticità ti consiglio di mantenere gli elenchi relativamente brevi (al massimo 20-30 voci). Per liste molto lunghe, strumenti come Power Query o la funzione CERCA.VERT sono soluzioni più appropriate.
Posso modificare gli elenchi predefiniti di Excel (mesi, giorni)?
No. Gli elenchi predefiniti di Excel — come i giorni della settimana e i mesi dell’anno — non possono essere modificati né eliminati. Puoi solo creare nuovi elenchi personalizzati che si aggiungono a quelli esistenti.
Gli elenchi personalizzati funzionano con la convalida dati?
Non direttamente: la convalida dati e gli elenchi personalizzati sono funzionalità separate. Tuttavia, puoi usarle insieme: crea un elenco personalizzato per il completamento rapido durante la compilazione, e imposta una convalida dati sulle stesse celle per impedire l’inserimento di valori non previsti. Per approfondire le funzioni utili per la gestione dei dati, ti rimando alla sezione dedicata del blog.
Spero che questa guida ti abbia convinto a dedicare qualche minuto alla configurazione dei tuoi elenchi personalizzati: è un investimento una tantum che ti farà risparmiare molto tempo nel lungo periodo. Se hai domande o vuoi condividere gli elenchi che hai creato per il tuo lavoro, scrivimi nei commenti qui sotto — sono sempre curioso di scoprire come i professionisti usano Excel nelle situazioni reali.
Vuoi mettere subito in pratica quello che hai imparato? Scarica il file di esercizio con esempi pronti all’uso oppure contattami per una sessione di formazione personalizzata sulla gestione dei dati in Excel.
