Se lavori ogni giorno con cartelle di lavoro che contengono tanti fogli, sai bene quanto possa diventare frustrante dover cliccare continuamente sulle etichette in basso per passare da uno all’altro. Spostarsi velocemente tra i fogli di Excel è una di quelle competenze che sembrano banali, ma che nella pratica fanno una differenza enorme sulla tua produttività quotidiana.
In questo articolo ti mostro tutti i metodi disponibili, dal più semplice al più avanzato, così puoi scegliere quello che si adatta meglio al tuo modo di lavorare. Che tu stia gestendo un report mensile con 5 fogli o una cartella di lavoro aziendale con 30 schede, troverai la soluzione giusta.
Nelle aziende che formo, uno dei problemi più comuni che osservo è la perdita di tempo nella navigazione tra i fogli. Chi impara a usare le scorciatoie giuste recupera facilmente 20-30 minuti al giorno. Sembra poco, ma in un anno fanno oltre 100 ore di lavoro.
Samuele Agnolin, docente Excel dal 2000
Metodo 1: Le scorciatoie da tastiera (il più veloce in assoluto)
Se vuoi spostarti tra i fogli di Excel nel modo più rapido possibile, le scorciatoie da tastiera sono la risposta. Funzionano su tutte le versioni recenti di Excel, incluse Excel 365, 2021 e 2019, e una volta che le hai interiorizzate diventano automatiche.
Ecco le combinazioni fondamentali:
- Ctrl+PagGiù: passa al foglio successivo (verso destra)
- Ctrl+PagSu: passa al foglio precedente (verso sinistra)
Queste due combinazioni sono tutto quello che ti serve per il 90% dei casi. Tieni premuto Ctrl e premi più volte PagGiù o PagSu per scorrere rapidamente tra più fogli in sequenza.
Se invece hai più cartelle di lavoro aperte contemporaneamente e vuoi passare dall’una all’altra:
- Ctrl+Tab: porta in primo piano la cartella di lavoro successiva
- Ctrl+Maiusc+Tab: naviga tra le cartelle in senso inverso
Il mio consiglio pratico: inizia a usare Ctrl+PagGiù e Ctrl+PagSu già da oggi, anche se all’inizio devi ricordartelo consciamente. In pochi giorni diventerà un gesto automatico e non tornerai più al mouse per questo.
Se preferisci il mouse, o se stai lavorando con un touchpad e le scorciatoie non ti sono comode, Excel offre un sistema di navigazione grafico nella barra in basso, proprio accanto alle etichette dei fogli.
Guarda nell’angolo in basso a sinistra della finestra di Excel: trovi quattro piccole frecce di navigazione. Ecco cosa fanno:
- Freccia sinistra (|◄): porta alla visualizzazione del primo foglio della cartella
- Freccia sinistra semplice (◄): scorre le etichette verso sinistra
- Freccia destra semplice (►): scorre le etichette verso destra
- Freccia destra (►|): porta alla visualizzazione dell’ultimo foglio della cartella
Attenzione: queste frecce scorrono la visualizzazione delle etichette, ma non cambiano il foglio attivo. Per passare davvero a un foglio devi poi fare clic sulla sua etichetta. È un metodo utile quando hai molti fogli e le etichette non sono tutte visibili contemporaneamente.
Trucco bonus: fai clic con il tasto destro del mouse su una qualsiasi delle frecce di navigazione. Apparirà un elenco con tutti i fogli della cartella di lavoro. Da lì puoi saltare direttamente al foglio che ti serve con un solo clic, senza scorrere. Questo è particolarmente utile quando hai 15, 20 o più fogli.
Metodo 3: Creare un foglio indice con collegamenti ipertestuali
Per le cartelle di lavoro più complesse, uno dei metodi più eleganti è creare un foglio indice: un foglio dedicato che contiene un elenco di tutti gli altri fogli, ciascuno collegato tramite un collegamento ipertestuale. Con un solo clic puoi saltare esattamente dove vuoi.
Ecco come creare un collegamento ipertestuale a un altro foglio:
- Seleziona la cella in cui vuoi inserire il collegamento (ad esempio A2 nel foglio indice)
- Vai su Inserisci > Collegamento (oppure premi Ctrl+K)
- Nella finestra che si apre, scegli Inserisci in questo documento dal pannello a sinistra
- Seleziona il foglio di destinazione dall’elenco e, se vuoi, specifica la cella di arrivo (es. A1)
- Nel campo Testo da visualizzare scrivi il nome descrittivo del foglio
- Clicca su OK
Ripeti l’operazione per ogni foglio della cartella. In pochi minuti avrai un pannello di navigazione funzionale e professionale. Dalla mia esperienza, questo approccio è molto apprezzato nei report aziendali condivisi tra più colleghi, perché rende il file intuitivo anche per chi non conosce la struttura.
Per tornare al foglio indice dagli altri fogli, puoi aggiungere in ciascuno un collegamento ipertestuale di ritorno, oppure usare semplicemente Ctrl+PagSu o Ctrl+PagGiù per tornare alla scheda indice.
Metodo 4: Macro per saltare tra fogli non adiacenti
Cosa succede quando devi passare continuamente tra due fogli specifici che non sono adiacenti, ad esempio tra il foglio “Dati” e il foglio “Report”, che si trovano in posizioni lontane nella barra delle etichette? Le scorciatoie Ctrl+PagGiù e Ctrl+PagSu non sono comode perché devi premere più volte.
La soluzione più efficiente è creare una macro personalizzata con un tasto di scelta rapida dedicato. Ti mostro come fare con il registratore di macro:
- Vai su Sviluppo > Registra macro (se la scheda Sviluppo non è visibile, abilitala da File > Opzioni > Personalizza barra multifunzione)
- Assegna un nome alla macro, ad esempio VaiAlFoglioReport
- Nel campo Tasto di scelta rapida inserisci una lettera, ad esempio r (la macro si attiverà con Ctrl+r)
- Clicca su OK per avviare la registrazione
- Fai clic sull’etichetta del foglio “Report”
- Clicca su Interrompi registrazione
Ora ogni volta che premi Ctrl+r, Excel ti porterà direttamente al foglio “Report”, da qualsiasi punto della cartella di lavoro tu ti trovi. Puoi creare una macro analoga per tornare al foglio “Dati” con un’altra combinazione, ad esempio Ctrl+d.
Se vuoi approfondire il mondo delle macro, ho dedicato un articolo completo all’argomento: Macro Excel: come creare e usare le macro.
Spostarsi tra i fogli è importante, ma spesso il tempo si perde anche nella navigazione all’interno del foglio stesso. Ecco le scorciatoie più utili che uso ogni giorno:
| Scorciatoia | Azione |
|---|---|
| Ctrl+Inizio | Vai alla cella A1 |
| Ctrl+Fine | Vai all’ultima cella usata in basso a destra |
| Ctrl+↓ | Salta all’ultima cella piena della colonna |
| Ctrl+→ | Salta all’ultima cella piena della riga |
| Home | Vai alla prima cella della riga corrente |
| Ctrl+G | Apri la finestra “Vai a” per saltare a una cella specifica |
La combinazione Ctrl+G (o il tasto F5) è particolarmente potente: ti permette di digitare direttamente l’indirizzo di una cella o un nome definito e saltarci istantaneamente, anche se si trova su un altro foglio. Basta digitare il riferimento nel formato NomeFoglio!A1.
Se vuoi padroneggiare anche le formule Excel per lavorare tra più fogli contemporaneamente, ti consiglio di leggere anche la guida completa alle formule sul blog.
Quale metodo scegliere?
Non esiste un metodo universalmente migliore: dipende dal tuo contesto di lavoro. Ecco un riepilogo rapido per orientarti:
- Pochi fogli in sequenza → usa Ctrl+PagGiù / Ctrl+PagSu, è la soluzione più immediata
- Molti fogli, navigazione visiva → usa il clic destro sulle frecce di navigazione per vedere l’elenco completo
- Cartella di lavoro condivisa o complessa → crea un foglio indice con collegamenti ipertestuali
- Fogli non adiacenti usati di frequente → crea macro con tasti di scelta rapida dedicati
Dalla mia esperienza ventennale di formazione, il consiglio più importante che posso darti è questo: inizia con le scorciatoie da tastiera. Sono universali, non richiedono configurazione e funzionano su qualsiasi file Excel. Una volta che ci hai preso la mano, aggiunge gli altri metodi in base alle tue esigenze specifiche.
Se vuoi approfondire come lavorare in modo più efficiente con Excel in generale, dai un’occhiata alla guida Come usare Excel e alla raccolta completa delle funzioni Excel disponibili sul blog.
Ctrl+PagGiù non funziona sul mio computer: cosa faccio?
Su alcuni laptop, il tasto PagGiù è una funzione secondaria e devi tenerlo premuto insieme al tasto Fn. Prova quindi la combinazione Ctrl+Fn+PagGiù. In alternativa, verifica nelle impostazioni della tastiera se è attiva la modalità che blocca i tasti funzione.
Posso rinominare i fogli per trovarli più facilmente?
Assolutamente sì, ed è una buona pratica. Fai doppio clic sull’etichetta del foglio oppure clic destro e scegli Rinomina. Usa nomi brevi e descrittivi come “Dati”, “Report”, “Gennaio” ecc. Puoi anche assegnare un colore all’etichetta tramite il clic destro, scegliendo Colore scheda: questo aiuta a identificare visivamente i fogli più importanti.
Come faccio a vedere tutti i fogli se le etichette sono troppe?
Il trucco più rapido è il clic destro sulle frecce di navigazione in basso a sinistra: comparirà un elenco completo di tutti i fogli della cartella. In alternativa, puoi allargare la barra delle etichette trascinando il separatore che si trova tra la barra di scorrimento orizzontale e le etichette stesse. Un’altra soluzione strutturale è creare un foglio indice con collegamenti ipertestuali, come descritto in questo articolo.
È possibile spostarsi tra i fogli con una formula?
Le formule non permettono di navigare tra i fogli, ma ti permettono di fare riferimento a dati su altri fogli senza doverci andare fisicamente. La sintassi è =NomeFoglio!A1. Ad esempio, per richiamare il valore della cella B5 del foglio “Dati” scrivi =Dati!B5. Questo è il modo corretto per collegare i dati tra fogli diversi all’interno di una stessa cartella di lavoro.
Hai trovato utile questa guida? Se hai dubbi su uno dei metodi descritti o vuoi sapere qual è la soluzione migliore per la tua situazione specifica, scrivimi nei commenti qui sotto: rispondo a tutti. E se vuoi mettere subito in pratica quello che hai imparato, scarica il file di esercizio gratuito che ho preparato con esempi di navigazione tra fogli, foglio indice e macro preimpostate.
