Ci sono due modi per ordinare un elenco: i pulsanti A-Z Z-A e l’ordinamento personalizzato. In questo articolo andiamo a verificare con 4 situazioni pratiche come applicare i due modi, dall’utilizzo base a quello avanzato.
Ordinare l’elenco delle vendite per quantità di fatturato dal valore più grande al più piccolo, ordinare l’elenco dei clienti per alfabetico della provincia di appartenenza, l’elenco delle giacenze a magazzino dalla quantità maggiore a quella minore.
Ordinare dati è una delle attività che più frequentemente vengono utilizzate quando si ha a che fare con un elenco di dati.
In Excel 2010, scheda Home, è presente il comando “Ordina e filtra”. Cliccando su questa voce si possono vedere i comandi AZ ZA e il comando “Ordinamento personalizzato…”.
I comandi citati si possono richiamare anche dalla scheda “Dati”, all’interno del gruppo “Ordina e filtra”.
Se ti serviva sapere solamente dove sono i comandi per ordinare puoi fermare la tua lettura qui. Se invece hai voglia di spendere 3 minuti per conoscere e saper come applicare le potenzialità e i dettagli dell’ordinamento o saper gestire eventuali messaggi di errore vai pure avanti. 🙂
1. Selezionare o non selezionare?
Prima di applicare uno dei comandi di ordinamento dobbiamo selezionare?
La due regole da rispettare sono queste:
A) Se si è sicuri che non ci sono righe o colonne vuote all’interno del nostro elenco allora non è necessario selezionare
B) Se si seleziona bisogna evidenziare tutto l’elenco, non solo la colonna rispetto alla quale ordinare.
Nel caso di selezione di una parte dell’elenco Excel ci presenta una finestra con un messaggio molto importante:
“Esistono dei dati vicino alla selezione. Poiché non sono stati inclusi nella selezione, questi dati non saranno ordinati. Scegliere un’opzione. – Espandere la selezione – Continuare con la selezione corrente”,
Quasi sempre dobbiamo scegliere “Espandere la selezione”, l’opzione consigliata, perché vogliamo che ordinando per una colonna vengano spostate le righe intere. Lasciando “Continuare con la selezione corrente” andremmo ad ordinare solamente le celle selezionate, tutte le altre rimarrebbero nella stessa posizione e questo ci farebbe perdere la corrispondenza tra il valore della colonna ordinata e quelli delle altre colonne.
2. Ordinamento A-Z Z-A
Situazione 1.
Dobbiamo ordinare rispetto ad una colonna.
Abbiamo un elenco in cui non ci sono righe e colonne vuote, neppure nascoste.
Ci si posiziona in una qualsiasi cella della colonna rispetto alla quale ordinare, si va su “Ordina e filtra”, si sceglie AZ per ordinare in ordine crescente, ZA per ordinare in maniera decrescente.
Attenzione: nel caso ci si sia posizionati in una cella che non appartiene alla tabella e nemmeno ad una riga o colonna adiacenti alla tabella compare il seguente messaggio di errore:
“Impossibile eseguire il comando utilizzando l’intervallo specificato. Selezionare una singola cella all’interno dell’intervallo, quindi provare a eseguire nuovamente il comando”.
Si noti come cambia la dicitura dei due comandi a seconda della tipologia dei dati:
– nel caso di colonna contenente numeri le etichette dei comandi sono “Ordina dal più piccolo al più grande” e “Ordina dal più grande al più piccolo”
– nel caso di colonna contenente testo le etichette dei comandi sono “Ordina dalla A alla Z” e “Ordina dalla Z alla A”
– nel caso di colonna contenente date le etichette dei comandi sono “Ordina dal meno recente al più recente” e “Ordina dal più recente al meno recente”.
Il clic con il tasto destro su di una cella della colonna da ordinare mette a disposizione anche la voce “Ordina”, dalla quale è possibile scegliere anche l’ordinamento AZ ZA.
3. Ordinamento personalizzato
Situazione 2.
Dobbiamo ordinare rispetto ad una colonna.
Abbiamo un elenco in cui ci sono righe e colonne vuote.
Dato che in questa situazione ci sono righe e/o colonne vuote, per evitare di ordinare solamente una parte della tabella è necessario selezionare l’intera tabella. Si va poi su “Ordina e filtra” e si sceglie “Ordinamento personalizzato…”.
Nella finestra che compare è necessario impostare tre parametri:
1. “Colonna”: dal menu a tendina presente accanto alla voce “Ordina per” si sceglie la colonna rispetto alla quale ordinare (se nell’elenco non vengono mostrate le intestazioni dell’elenco si verifichi che sia “spuntata” la voce “Dati con intestazioni” posta in alto a destra di questa finestra”)
2. “Ordina in base a”: “Valori” quando si vuole ordinare rispetto al contenuto della cella, “Colore cella” o “Colore carattere” quando si desidera ordinare rispetto alla formattazione delle celle (colore di sfondo o colore carattere), “Icona cella” quando si vuole ordinare rispetto alle icone inserite tramite la formattazione condizionale (vedi articolo sulla formattazione condizionale)
3. “Ordine”
Nella riga che inizia con “Ordina per” si sceglie nell’ordine su quale colonna si desidera applicare l’ordinamento
Nota: in questa situazione non è possibile utilizzare AZ ZA, neppure con il tasto destro, perché le righe o colonne vuote non consentirebbero di ordinare l’intero elenco ma solo una parte di esso!!!
Situazione 3.
Dobbiamo ordinare rispetto a due colonne o più.
Ci sono righe o colonne vuote, anche nascoste? Se sì allora bisogna selezionare l’intera tabella, altrimenti è sufficiente posizionarsi in una qualsiasi cella dell’elenco
Ci si posiziona in una qualsiasi cella della colonna rispetto alla quale ordinare, si va su “Ordina e filtra” e si sceglie “Ordinamento personalizzato…”.
Si definiscono i parametri, come illustrato nel caso della Situazione 2. Si clicca poi sul pulsante “Aggiungi livello” e si compila la nuova riga con i parametri relativi alla seconda colonna rispetto alla quale si desidera ordinare.
Le regole così definiscono hanno una priorità: la prima regola è quella più importante, l’ultima quella meno importante.
Nota: il risultato che si ottiene con “Ordinamento personalizzato…” si potrebbe ottenere anche utilizzando i pulsanti AZ ZA applicati in ordine inverso: ci si posiziona sulla colonna che rappresenta l’ultima chiave di ordinamento e si utilizza uno dei due pulsanti AZ ZA, poi si fa lo stesso nella penultima colonna e via via fino ad applicare il procedimento nella colonna che dovrà essere la prima chiave di ordinamento.
3.1 Ordinamento personalizzato e formattazione condizionale
L’ordinamento personalizzato consente di ordinare anche rispetto ad eventuali icone presenti nelle celle, inserite tramite la formattazione condizionale.
Situazione 4.
Abbiamo una tabella nella quale dobbiamo ordinare rispetto ai colori dei semafori.
Abbiamo precedentemente capito che se l’elenco ha delle righe o colonne vuote, anche nascoste, è necessario selezionare l’intero elenco altrimenti ci si può posizionare in una qualsiasi delle celle dell’elenco.
Si va poi su “Ordinamento personalizzato…” e su []
4. Scorciatoia: ordinare con il tasto destro
Se l’elenco non presenta righe o colonne, anche nascoste, è possibile cliccare con il tasto destro su una delle celle rispetto alle quali ordinare.
Compare un menu che permette di utilizzare la modalità AZ ZA, l’ordinamento personalizzato ed anche delle voci che permettono di applicare velocemente lo stesso ordinamento personalizzato.
