Sai già scrivere una formula o utilizzare le funzioni di Excel? Bene, prova a vedere se conosci anche queste tre regole d’oro, 3 trucchetti di excel utili a velocizzare il lavoro.
1. Tasto F9 e combinazione CTRL+Z
2. Combinazione CTRL+Backspace
3. Doppio clic sul quadratino di riempimento + utilizzo dei bordi delle celle
1. Tasto F9 e combinazione CTRL+Z
Se in excel scriviamo funzioni annidate o utilizziamo forme matriciali può capitare di avere delle scritture complesse:
un SE ed una E annidati
oppure
una forma matriciale con una SOMMA e un SE => =SOMMA(SE(G6:G847>2011;1;0)).
Come fare per verificare la correttezza delle funzioni o per trovare un eventuale errore segnalato da excel?
Ci viene in soccorso il tasto F9, il quale riesce a mostrarci il risultato di una parte della nostra funzione.
Prendiamo come esempio la seguente funzione in forma matriciale =SOMMA(SE(G6:G847>2011;1;0)).
I passaggi necessari saranno i seguenti:
A Clicchiamo due volte all’interno della cella e selezioniamo solamente la funzione SE
B Clicchiamo il tasto F9 ed otteniamo così il risultato.
Questo ci permette di verificare se il risultato è quello che ci aspettiamo o meno. Di conseguenza modifichiamo o proseguiamo a verificare un’altra parte della nostra formula
C Combinazione CTRL+Z per tornare a visualizzare le funzioni e le coordinate al posto del risultato.
Attenzione: nel caso si vada a confermare con il tasto INVIO invece che annullare con CTRL+Z si andrà a sostituire ciò che era stato selezionato con il risultato vero e proprio.
2. Combinazione CTRL+Backspace
Perché consumare la rotellina del mouse quando esistono delle combinazioni di tasti che ci permettono di eseguire gli stessi comandi in maniera più semplice e più veloce?
Campagna nazionale a favore della rotellina del mouse… 🙂
Abbiamo selezionato un intervallo composto da centinaia di celle ed abbiamo la necessità di tornare a visualizzare la cella nella quale stiamo scrivendo la funzione, magari perché dobbiamo inserire il parametro successivo richiesto dalla funzione stessa.
Combinazione di tasti CTRL+Backspace. Questa combinazione ci riporta sempre sulla cella attiva. Nella situazione descritta la cella attiva è proprio la cella dove stiamo scrivendo la funzione!
Volendo simulare passo passo la situazione descritta, questi sarebbero i passaggi:
A Stiamo scrivendo una qualsiasi funzione in una cella. Digitiamo l’uguale, scriviamo il nome della funzione, apriamo la parentesi
B selezioniamo la prima cella dell’intervallo e con la combinazioni di tasti CTRL+freccia giù andiamo a selezionare tutto l’intervallo di celle piene vicine alla cella da cui siamo partiti
C Combinazione CTRL+Backspace (tasto sopra all’invio) e torniamo così, senza perdere l’intervallo selezionato, nella parte del foglio di lavoro dove c’è la cella nella quale stiamo scrivendo la funzione
3. Doppio clic sul quadratino di riempimento + utilizzo dei bordi delle celle
Abbiamo scritto una funzione. Come fare per “trascinarla” o “copiarla/incollarla” su tutte le celle adiacenti?
Spesso utilizziamo il quadratino di riempimento automatico posizionandoci nell’angolo in basso a destra e, tenendo premuto il tasto sinistro, trasciniamo il contenuto della cella contenente la funzione fino all’ultima cella desiderata.
Quando però le celle sono decine o centinaia esiste un accorgimento che esegue questo lavoro in pochissimo tempo: il doppio clic sul quadratino in basso a destra.
Il risultato sarà quello di riportare verso il basso la funzione di partenza.
Fino a dove verrà portata la funzione? I calcoli saranno corretti?
La funione verrà portata da Excel fino alla riga che viene interpretata come ultima nell’elenco in cui si sta lavorando. Una riga vuota viene interpretata come fine elenco, quindi la funzione verrà trascinata fino alla riga precedente a quella vuota.
Attenzione: dopo il doppio clic Excel non ci mostra la parte finale del nostro elenco, quindi non siamo certi che la funzione sia stata copiata in tutte le celle desiderate. Excel potrebbe aver trovato una cella vuota ed essersi fermato prima del previsto.
Come fare per controllare se la formula/funzione è stata portata fino in fondo?
Utilizziamo i bordi delle celle!
E’ sufficiente posizionarsi nel bordo inferiore di una delle prime celle, in una qualsiasi parte escluso il qudratino in basso a destra, e fare un doppio clic.
La cella attiva diventerà così l’ultima cella piena adiacente e riusciremo così a capire se excel aveva trascinato la funzione fino in fondo o meno.
Abbiamo appena visto che i bordi delle celle di Excel possono essere utilizzati per spostarsi: il doppio clic sul bordo di sinistra sposterà la cella attiva sulla prima cella della riga in cui si è posizionati, il doppio clic sul bordo di destra sposterà la cella attiva alla fine della riga e in maniera analoga possiamo spostarci utilizzando i bordi superiore ed inferiore.
I passaggi sono quindi:
A scriviamo la formula/funzione e diamo INVIO (o, in maniera più furba, CTRL+INVIO, così confermiamo e rimaniamo sulla stessa cella, la cella attiva non diventa quindi la cella bianca successiva a quella della formula/funzione)
B ci posizioniamo nell’angolo in basso a destra e clicchiamo due volte con il tasto sinistro
C andiamo a verificare il tutto posizionandoci in una delle prime celle e cliccando due volte sul bordo inferiore della cella
Verifichiamo se Excel ha scritto la funzione fino al punto desiderato o se invece ha trovato delle righe vuote che gli hanno impedito di proseguire. In quest’ultimo caso dobbiamo risolvere riportando la funzione con un copia/incolla nella cella successiva alle righe vuote oppure eliminiamo le righe vuote.
In entrambi i casi poi possiamo cliccare due volte sul quadratino di riempimento e ripetere i passi appena descritti.
